Auswahlhilfe Content-Management-System: Mit dieser Checkliste gelingt das nächste CMS Projekt

1. Fragestellung

Welche Inhalte sollen verwaltet werden?

Ein Content Management System verwaltet Content - also Inhalte. Rund um die absolut essenzielle Frage, welche Inhalte tatsächlich verwaltet werden sollen, machen sich selbst größere Kunden jedoch kaum tiefergehende Gedanken.

Wahrscheinlich geht man davon aus, dass jedes CMS die wichtigsten Inhaltstypen und Funktionen bereits an Bord hat. Oder man folgt der weitläufigen Meinung, dass man alles über Plugins und Addons beliebig erweitern lassen kann.

Die Frage ist deshalb unsere Einstiegsfrage, weil jeder Kunde andere inhaltliche Schwerpunkte und Zielsetzungen hat. Dazu können gehören:

• Geschäftstätigkeit des Unternehmens (physische Produkte, Dienstleistungen, Handel, B2B, SaaS-Anbieter etc.)
• Marketingplan
• Vertriebsaktivitäten/Märkte/Länder
• Individuelle Fähigkeiten der Mitarbeiter
• Vorhandene Tools & Partner (extern)
• Budgetvorgaben

Daraus ergeben sich Schwerpunkte aus dem Ist-Zustand (was wird bereits heute verwaltet) und dem angestrebten Soll-Zustand (was soll in Zukunft verwaltet werden).

Um die Schwerpunkte besser greifen zu können, kann man eine Übersicht der (Soll-)Inhalte in Tabellenform mit mindestens folgenden Spalten anlegen, damit sich auch außenstehende Dienstleister einen schnellen Überblick verschaffen können:

• Art der Inhalte
• Attribute und Werte dieser Inhalte
• Anzahl
• Änderungshäufigkeit
• Quelle/Herkunft

So könnte eine beispielhaft ausgefüllte Tabelle eines kleineren Industrieunternehmens aussehen:

Die Tabelle und was man aus dieser heraus lesen kann

Die Aufstellung als Tabelle ist natürlich nicht abschließend und kann als Entwurf jedoch zunächst einfach gehalten werden. Wenn ein Projekt richtig in Gang kommt werden ohnehin unzählige Detailangaben notwendig.

Richtig spannend für eine Digitalagentur wie uns sind zahlreiche Punkte, die fast beiläufig erwähnt werden:

• Bestellfunktion für Produkte ist angedacht? Wie umfangreich sollen die Shopfunktion sein? Um welche Warenwirtschaft handelt es sich und bietet diese überhaupt eine Schnittstelle an? Was ist das führende System? Muss man bezahlen können - in Echtzeit? Ist dies ein B2B-Shop? Wie werden Bestellungen fakturiert oder handelt es sich um reine "Anfragen" ohne echte Bezahlung & Lieferung? Welche rechtlichen Anforderungen gelten? Darf jeder Besucher die Preise sehen oder nur freigeschaltete Kunden?
• Wie, von wem und wie umfangreich werden täglich Produkte gepflegt? Täglich heißt auch: Hier ist ein Hebel, der einen großen Einfluß auf den Erfolg des Projekts haben kann, da wohl sehr großen Wert auf Aktualität gelegt wird.
• Über 100 technische Dokumente in PDF-Form: Müssen diese durchsuchbar sein oder sind diese auf den Produktdetailseiten gelistet? Werden diese zusätzlich kategorisiert?
• Loginbereich: Woher kommen die Stammdaten ins CMS (Export oder Schnittstelle)? Was ist das führende System? Gibt es spezielle Anforderungen an den Datenschutz? Wie wurde das Passwort erstellt und was hat es mit den Anfragen und Angeboten auf sich (kommen diese aus dem Shop)? Wie kommen diese Dokumente ins System (Shop oder manuell)? Ist der Loginbereich ggf. deckungsgleich mit dem Shop und der dort integrierten (shopseitigen) Kundenverwaltung?
• Gibt es ggf. spezielle Anforderungen an Benutzer und deren Rollen und Rechte, da neben der Personabteilung ggf. auch das Lager, die Buchhaltung und der Vertrieb Inhalte einsehen und verwalten müssen?
• Warum ist es zwingend ein YouTube-Link? Hat jedes Produkt ein eigenes Video?

Sie sehen also: Eine Übersicht lohnt sich, denn eine Digitalagentur, die auf CMS spezialisiert ist, liest aus der tabellarischen Aufstellung viele Fragen heraus, die sich auf die benötigte Funktionalität nieder schlagen können. Die Antworten auf die Frageliste können dazu führen, dass man beispielsweise auf ein klassisches CMS verzichtet und auf ein Shopsystem setzt, das einen sehr starken Werkzeugkasten für Inhalte bietet. Hierzu gehen wir unter der Fragestellung Nr. 3 "Ist es wirklich ein CMS, das Sie brauchen?" detailliert ein.

2. Fragestellung

Welche und wie viele Sprachen?

In unserem Schwerpunktbeitrag "Internationalisierung Ihrer Website: So gehen Sie Mehrsprachigkeit und Übersetzungen richtig an" beschreiben wir 10 Erfolgsfaktoren, die eine Internationalisierung einer Website ausmachen. Hierzu gehört die Übersetzung der Website, also die mehrsprachige zur Verfügung Stellung (sämtlicher) Inhalte, Funktionen und Einzelseiten.

Bezogen auf Fragestellungen rund um die CMS-Auswahl fassen wir kurz die wichtigsten Punkte aus dem Schwerpunktbeitrag an dieser Stelle zusammen:

1. Technische Basis: Lassen sich die gewünschten Sprachen überhaupt verwalten? Deutsch und Englisch mögen die selben Grundlagen nutzen, aber wie sieht es mit Japanisch aus oder kyrillischer Schrift?

2. Demo: Lassen Sie sich immer eine Demo des CMS-Loginbereichs zeigen, wenn es um Mehrsprachigkeit geht. Sie werden schockiert (oder positiv überrascht) sein, wie mehrere Sprachen parallel gepflegt werden. Von angenehm intuitiv und selbsterklärend bis hin zu umständlich und unlogisch haben wir als Digitalagentur schon alles gesehen.

3. SEO: Wie geht das CMS mit Sprach-URLs um? Wie steht es rund um das große Feld Suchmaschinenoptimierung je Sprache? Kann das CMS Multidomain?

4. Benutzerrechte: Kann das CMS die Benutzerrechte einschränken, falls man einem Übersetzer den (eingeschränkten) Zugang für die Einpflege gewähren möchte?

Wenn Sie mehr über Mehrsprachigkeit und die Fallstricke rund um Übersetzung & Co. für Websites erfahren möchten, lohnt sich auf jeden Fall ein Blick in unseren Blogbeitrag rund um die Internationalisierung von Websites. Neben technischen Aspekten erläutern wir auch Besonderheiten bezüglich des kulturellen Background, der Medienvielfalt, Schnittstellen, Shopfunktionen oder dem Unterschied zwischen Sprachen, Ländern und Märkten.

3. Fragestellung

Ist es wirklich ein CMS, das Sie brauchen?

Ja, das klingt fast nach einer Fangfrage in einem Blogbeitrag rund um CMS - aber sie ist mehr als berechtigt: Hochmoderne Open-Source Shopsysteme bieten einen Werkzeugkasten mit Funktionen, die vor wenigen Jahren nur bei Shoplösungen auf Enterprise-Niveau (und dementsprechend hohen Lizenzkosten) zu finden waren. Damit lassen sich überzeugende Erlebnisse und Inhaltsseiten schaffen, die man eher einem CMS zutrauen würde als einem transaktionsbasierten Shopsystem.

Um bei unserer Website aus der fiktiven Tabelle weiter oben zu bleiben: Unter Umständen überwiegt der E-Commerce- und Shopanteil im angedachten Projekt. Ein CMS dazu zu bewegen, auch Warenkörbe, eine Kunden- und Bestellabwicklung oder komplexe Auswertungen und Statistiken ähnlich performant und ausgereift auszugeben wie ein Shop kann schwieriger sein als ein modernes Shopsystem dazu zu bringen, spannende Inhalte oder eine gewisse Medienvielfalt zu verwalten.

Die Problematik dieser Frage wird immer dann deutlich, wenn Kunden, die bislang mit einem CMS sehr gut fuhren, "plötzlich" auch umfangreichere Shopfunktionen brauchen und neue E-Commerceziele verfolgen.

Dann ergeben sich drei mögliche Lösungswege:

• Installiert man Plugins in das CMS und fügt so einfache Shopfunktionen hinzu? (Typisches Beispiel WordPress + Plugin WooCommerce)
• Installiert man parallel zum CMS ein Shopsystem und verbindet beide Welten? (Typisches Beispiel Typo3 + Magento + Schnittstelle)
• Oder baut man die Website komplett um und realisiert die neue Website in einem modernen Shopsystem? (Typisches Beispiel Shopware 6)

Eine klare Empfehlung können hier nur Profis aussprechen, die Ihr Projekt genau analysieren und Erfahrung mit beiden Softwarelösungen haben. Denn es gilt weitsichtig abzuwägen, welcher Lösungsansatz erfolgsversprechender ist.

4. Fragestellung

Sehen Sie Ihre neue Website als Investition?

Unsere Kunden nutzen ein CMS typischerweise zwischen ca. 4 und 10 Jahre. Danach wird eine neue CMS-Auswahl und (meistens komplette) Neu-Umsetzung durchgeführt. Die Gründe sind dabei vielfältig: große Techniksprünge erlauben keine einfachen Updates und Upgrades mehr bspw. wegen Datenbankversionen, die Schwerpunkte haben sich verändert und neue Systeme müssen her (Orientierung in Richtung Shop), Programmiertechniken und Best-practices passen nicht mehr zur alten Technik (SEO) usw.

Die Auswahl des passenden CMS hat also weitreichende finanzielle Folgen, die neben Budgetaspekten (hierzu gehört auch der laufende Betrieb) auch zu Einschränkungen hinsichtlich der Weiterentwicklung und Nutzung führen können.

Flexibilität, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit im Sinne einer strategischen Investition werden hier zu Schlüsselaspekten.

Letztlich ist diese Beurteilung für Laien die anspruchsvollste, denn einzuschätzen, ob ein CMS flexibel, sicher oder zukunftsfähig ist erfordert weitreichende Einblicke in die Architektur, Agentur- und Entwicklercommunity, Softwarereife, die Roadmap zukünftiger Entwicklungen, eine Übersicht guter Plugins, die Anfälligkeit für Hackerangriffe weltweit usw.

Erstes Beispiel
Die Zukunftsfähigkeit hängt auch von den CMS-Programmierern bzw. Entwicklern und Agenturen ab, die ein CMS jeden Tag für Ihre Kunden einsetzen. Wie populär ist das CMS aber wirklich? Was nutzt eine vermeintlich große Anzahl involvierter Entwickler, wenn Sie keine deutschsprachigen Entwickler und Agenturen finden können, die Ihr Projekt umsetzen und betreuen können? Möchten Sie Ihr Projekt wirklich nach Indien oder Pakistan abgeben?

Zweites Beispiel
Oft schaut man auf die schiere Anzahl der Addons und Plugins und denkt: Damit ist mein Unternehmen flexibel! Aber wer für eine spezielle Lösung zahlreiche WordPress-Plugins installiert hat, die teilweise voller Fehler waren, wird schnell eines Besseren belehrt. Was zählt ist also auch der Reifegrad und die Qualität für den echten Einsatz in einer Produktivumgebung. Übrigens erinnert dieses Muskelspiel an den früheren Streit zwischen Apple und Google, wer denn nun mehr Apps im jeweiligen App-Store zu bieten hatte.

Drittes Beispiel
Je verbreiteter ein CMS ist desto mehr "Angriffsfläche" bietet es für Hackerangriffe. Hacker nutzen gerne Sicherheitslücken aus, die auf möglichst vielen CMS-Installationen zu finden sind, denn Hacker möchten mit wenig Aufwand viel Schaden anrichten. Umgekehrt ist es für Angreifer uninteressant, sich auf ein CMS zu konzentrieren, das nur wenig genutzt wird. Bei der CMS-Auswahl sollte ein ausgewogener Mittelweg aus "verbreitet und gereift" und "möglichst uninteressant für Angreifer" gefunden werden.

5. Fragestellung

In welchen Kanälen möchten Sie präsent sein?

Diese Frage ist relativ neu, denn bis vor wenigen Jahren war es klar, was ein CMS leisten muss: Die eigene Website im Corporate Design pflegbar machen, am besten für Smartphones und Desktop-PCs optimiert. Ende.

Heutzutage sind die Möglichkeiten jedoch vielfältiger, und neue Chancen ergeben sich aus zahlreichen Kanälen, die aufgekommen sind.

Stellen Sie sich Ihre Website mit einem CMS vor, das mit Hilfe eines einfachen Produktionformationssystems (PIM) unterschiedliche Produkte zentral verwaltet. Unabhängig von Design, Ausgabemedium oder Format. Und stellen Sie sich jetzt weiter vor, dass Sie diese zentralen Daten über unterschiedliche Absatzkanäle verteilen - z. B. über eine Schnittstelle an Online-Marktpläze, als mobile Applikation für Ihre Kunden, als PDF Printdokumente oder in spezieller Form für Ihren Außendienst. Und parallel dazu werden die Produkte ansprechend aufbereitet für Ihre Website, wo diese über Suchmaschinen gefunden werden können.

Sie merken also: Ein modernes CMS, das Produktinfos, Medien oder Tabellen als "single source of truth" - also stets korrekt und so gepflegt, dass man sich auf diese zentralen Inhalte verlassen kann - pflegbar und durchsuchbar verwaltet, kann Ihnen auf unkomplizierte Weise Kanäle und Vertriebschancen erschließen. Und jetzt stellen Sie sich ein CMS vor, mit dem Sie all das nicht realisieren können, weil es rückständig und veraltet ist.

Fazit

Ohne einen Überblick zukünftiger Inhalte und der Formulierung Ihrer Ziele und strategischen Stoßrichtung ist es für eine Digitalagentur fast unmöglich, das für Sie passende CMS vorzuschlagen. Erst diese Grundlagen ermöglichen es, Funktionen abzuleiten, die bspw. Shopfunktionalitäten, eine große Mediendatenbank oder 10 unterschiedliche Sprachversionen unterstützen. Dabei kann die falsche Auswahl des Systems neben finanziellen Auswirkungen auch Probleme im laufenden Betrieb oder einen erhöhten zeitlichen Aufwand verursachen.